dats | InClure 2015

In Zeitungsdruckereien gehört die Verarbeitung von Beilagenprodukten, Vordrucken oder auch Memo-Sticks zum Produktionsalltag. Beilagenkunden möchten die Reichweite ihrer Produkte immer gezielter steuern und die Zielgruppe mit individualisierten Inhalten in möglichst kleinen Belegungseinheiten ansprechen. Daneben nimmt die Anzahl an Beilagenprodukten je Publikation, insbesondere im Anzeigenblatt-Bereich, stetig zu.

Die Folge ist ein permanenter Austausch von Beilagenprodukten im Beilagenlager. Oft werden Beilagen angeliefert, die sich nur durch kleine Änderungen im Text oder abweichenden Adressen voneinander unterscheiden. Für manche Beilagenkunden werden große Mengen angeliefert, für andere nur wenige Kartons. Nicht selten werden Beilagen bereits viele Wochen vor dem Streutermin angeliefert und müssen zwischengelagert werden.

Sowohl für die Lagerverwaltung wie auch für das Bedienpersonal im Versandraum bedeutet das eine ständige Kontrolle, ob die gerade zu verarbeitende Beilage auch tatsächlich die richtige ist. Eine potentielle Fehlerquelle. Falsch beigesteckte Beilagenprodukte lassen sich kaum korrigieren und verursachen beim Beilagenkunden große Verärgerung. Beim Verlag entsteht neben dem finanziellen Schaden vor allem auch ein schwindendes Vertrauen der Beilagenkunden in die Organisationsfähigkeit der Druckerei.

InClure wurde mit dem Ziel entwickelt, das Beilagenlager jederzeit im Blick zu behalten. In visuellen Lagerübersichten wird jede Beilage mit ihren wesentlichen Daten übersichtlich dargstellt. Eindeutige Statusfarben signalisieren sowohl den Lagermitarbeitern wie auch der Disposition den aktuellen Stand der Beilage. InClure bietet eine visuelle Lagerübersicht, aber auch eine Listendarstellung. Nachfolgend finden Sie die grundsätzlichen Eingabemasken von InClure.

Jede Beilage kann zuvor erstellten Projekten (Druckaufträgen) als Beilagendisposition zugeordnet werden. Auf diese Weise lässt sich pro Druckauftrag die gesamte Menge an Beilagenprodukten als Disposition frühzeitig planen. Noch nicht angelieferte Beilagen werden zunächst als Leerhülsen disponiert, die nach der Anlieferung mit Scans und Daten gefüllt werden. So werden fehlende Beilagen sofort sichtbar. Die Disposition kann beim Beilagenkunden frühzeitig und gezielt nachfragen.

InClure verfügt über eine einfache Mailfunktion, über die von der Disposition schnell eine Informationsmail mit den wichtigsten Kennzahlen der Beilage an den Beilagenkunden versandt werden kann.

Je Beilage kann mit einer internen Anweisung versehen werden, so dass den Mitarbeitern in der Produktion gezielt Informationen zur Verfügung stehen, wie mit der Restmenge einer Beilage nach Produktionsende zu verfahren ist. Es stehen die internen Anweisungen:

  • Entsorgen
  • Einlagern
  • Restlos verarbeiten

zur Verfügung.

Für jede interne Anweisung lassen sich je Erscheinungstag Listen als PDF ausgeben, aus denen alle zu berücksichtigen Beilagen eindeutig hervorgehen. So können Entsorgungsaufträge oder Einlagerungsaufträge von der Disposition gezielt erteilen werden, die von den Lagermitarbeitern zum Stichtag dann sehr einfach abgearbeitet werden.

Für jede Beilage kann die Disposition bei den Lagermitarbeitern Mustermengen bestellen. Hierfür stehen verschiedene Handlungsanweisungen zur Verfügung, wie z.B.

  • Muster an Dispo
  • Kunde holt ab
  • Per Kurier an Kunde

Eine Musterbestellung wird in der Beilagenansicht mit einem eindeutigen Symbol gekennzeichnet und so lange angezeigt, bis sie von einem Lagermitarbeiter als erledigt gekennzeichnet wird. Dabei wird der jeweilige Lagermitarebeiter anhand seiner Anmeldung an InClure und dem Zeitpunkt der Erledigung gespeichert, so dass gezielte Rückfragen möglich sind.

InClure erlaubt den Versand einer Bestätigungsmail an den Beilagenkunden, sobald die Beilage am Lager ist. An die Mail kann ein Beilagenreport angehängt werden, in dem die Beilagenscans und Lieferscheinscans enthalten sind.

InClure bietet neben der Disposition der Beilagenprodukte eine Vielzahl von individualisierbaren Berichten, die als PDF angezeigt, exportiert oder sofort auf einem Drucker ausgegeben werden können. Eine Auswahl an Berichten finden Sie in der folgenden Bildgalerie.

InClure zeichnet neben einem praxiserprobten Funktionsumfang vor allen Dingen leichte Bedienbarkeit und einfache Administrierung aus. Das System setzt auf dem CMS Joomla! in der Version 3.4 auf und nutzt sämtliche Sicherheitsfeatures des Systems. Als Voraussetzungen benötigt InClure einen einfachen Webserver auf Apache-Basis, PHP ab Version 5.5 und eine MySQL-Datenbank. Für die Erfassung der Beilagenscans genügt ein einfacher DIN A4-Scanner. Je Scan in DIN A4 fällt ein Datenvolumen von ca. 200 KB an, was für eine ausreichend scharfe Darstellung am Bildschirm wie auch für eine qualitativ genügende Druckausgabe sorgt.

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